Печать адресов на конверте

Калибровка по одному листу — попадаем в разметку любого принтера

На чистом конверте печатаем и разметку по ГОСТ Р 51506-99, и адреса. Чистые конверты дешевле и в них проще попасть.

От кого отправитель — левый верхний угол

Кому адресат — правый нижний угол

Калибровка принтера — если печать не попадает в разметку

Принтеры захватывают бумагу с систематическим сдвигом — у каждого своим. Один раз измерьте его: напечатайте лист с сеткой на обычной бумаге, посмотрите, куда легли метки, и введите два числа. Дальше все конверты будут печататься точно.

Метка правее креста — число положительное
Метка ниже креста — число положительное
Конверт собирается в браузере — адреса никуда не отправляются

Похожие инструменты

Как это работает

  1. Выберите формат конверта и заполните адреса — конверт рисуется сразу, с разметкой по ГОСТ Р 51506-99 и цифрами индекса в кодовом штампе.
  2. Скачайте PDF и напечатайте: в настройках печати выберите бумагу-конверт вашего формата и масштаб 100%.
  3. Если печать не попала в разметку — один раз пройдите калибровку: напечатайте лист с сеткой, введите два числа, и дальше будет точно.

Как заполнить конверт: что и где пишут

На конверте четыре обязательных блока, и путают обычно не их содержание, а расположение: адрес отправителя — в левом верхнем углу, адрес получателя — в правом нижнем. Индексы пишутся дважды: свой в рамке «Индекс места отправления» слева вверху, чужой в кодовом штампе внизу справа — том самом ряду из шести клеток с точками.

Место на конвертеЧто пишут
Левый верхний угол — «От кого», «Откуда»Ваши фамилия и инициалы (или название организации) и полный адрес. Сюда письмо вернется, если адресат его не получит.
Рамка индекса слева вверхуИндекс вашего отделения — шесть цифр обычным почерком.
Правый нижний угол — «Кому», «Куда»Получатель и его полный адрес.
Кодовый штамп внизу справаИндекс получателя цифрами машиночитаемого начертания — по трафарету из точек.
Правый верхний уголМарки. Место отмечено угловой меткой, текст туда не заходит.

Пишут только на лицевой стороне: оборот оставляют чистым, там наклейки и штемпели отделения. Адрес пишется без сокращений названий населенных пунктов и без переносов слов, разборчиво, одним цветом.

Порядок строк в адресе

Адрес пишется от частного к общему — это порядок из правил оказания услуг почтовой связи, и именно он позволяет сортировать письмо на каждом шаге пути.

  1. Фамилия, имя, отчество получателя — или полное название организации.
  2. Улица, номер дома, корпус, квартира или офис.
  3. Населенный пункт: город, поселок, село, деревня.
  4. Район, если населенный пункт не районный центр.
  5. Республика, край, область, автономный округ.
  6. Страна — для международных отправлений, на языке страны назначения или латиницей.
  7. Почтовый индекс — последней строкой и в кодовом штампе.

Для отправлений до востребования вместо улицы и дома пишут «До востребования» и адрес отделения; для абонентского ящика — «а/я» и его номер. Организации адресуют по юридическому адресу, добавляя отдел или должность отдельной строкой перед названием.

Почему попадает в разметку

Каждый принтер захватывает бумагу со своим небольшим сдвигом — обычно доли миллиметра, иногда два-три. Для текста на листе A4 это незаметно, а на конверте из-за этого адрес уезжает с направляющих линий, а цифры мимо клеток индекса. Обычный совет в таких случаях — «подберите положение методом проб» — стоит стопки испорченных конвертов.

Здесь сдвиг не подбирается, а измеряется. Калибровочный лист печатается на обычной бумаге: на нем контрольный крест в известной точке и шкала для проверки масштаба. Линейкой измеряется, на сколько миллиметров крест ушел от номинала, два числа вводятся в форму — и вся разметка конверта смещается ровно на противоположную величину. Сдвиг у принтера систематический, поэтому калибровка делается один раз и запоминается в браузере.

Это же решает задачу, которую онлайн-сервисы печати конвертов обходят стороной: печать индекса на линованном конверте, купленном на почте. Без измерения в маленькие клетки штампа действительно не попасть — после калибровки это обычная печать.

Разметка — по ГОСТ Р 51506-99

Конверт рисуется по метрикам государственного стандарта на почтовые конверты: адресные зоны отправителя и адресата со строками через 6,5 мм, рамки «Индекс места отправления» и «Индекс места назначения», угловая метка под марку и кодовый штамп — шесть знакомест с шагом 9 мм и трафаретной сеткой точек, по которой цифры индекса пишутся машиночитаемым начертанием. Цифры вашего индекса инструмент вписывает в штамп сам, тем же начертанием, что на бланках Почты России.

Форматы — все пять по стандарту: C6 (114×162, лист A4 вчетверо), DL или евроконверт (110×220, A4 втрое), C5 (162×229, A4 вдвое), C4 (229×324, A4 целиком) и B4 (250×353). Для чистого конверта печатается и разметка, и адреса; для конверта с готовой разметкой — только текст и цифры, точно в существующие поля.

Какой конверт под какое вложение

ФорматРазмер и что помещается
C6114×162 мм. Лист A4, сложенный вчетверо; открытка.
DL, евроконверт110×220 мм. Лист A4, сложенный втрое, — самый частый деловой конверт.
C5162×229 мм. Лист A4 пополам или несколько листов втрое.
C4229×324 мм. Лист A4 без сгиба — договоры, отчетность, документы с подшивкой.
B4250×353 мм. Пачка документов A4 без сгиба, папка.

Число листов лучше знать до того, как выбран конверт. Word показывает одно количество страниц, а печать на другом компьютере — другое, поэтому документ надежнее сначала перевести в PDF: ворд в пдф. Из готового пакета лишние страницы убирает разделить ПДФ, а сканы и фотографии документов собирает в один файл фото в пдф. Пачка толще пяти листов в DL уже не складывается ровно — это случай для C4.

Простое, заказное, с уведомлением — что меняется на конверте

Адресная часть у всех одинаковая, разница в пометках и в том, что оператор делает при приеме. На заказном письме отделение наклеивает почтовый идентификатор и выдает квитанцию с трек-номером. Если к письму прикреплено уведомление о вручении ф.119, на конверте пишут «С уведомлением», а сам бланк крепят к неадресной стороне. Для ценного письма с описью вложения ф.107 конверт не заклеивают до приема: оператор сверяет содержимое с описью при вас.

Как напечатать

Страница PDF имеет размер самого конверта, поэтому в настройках печати нужно выбрать бумагу соответствующего формата — у большинства принтеров она называется «Envelope DL», «Envelope C5» и так далее — и обязательно масштаб 100%, без «вписать в страницу». Конверт кладется в лоток так, как требует ваш принтер: обычно клапаном от себя. Если сомневаетесь, сначала прогоните обычный лист, обрезанный до размера конверта.

Пять ошибок, из-за которых письмо возвращается

  1. Адреса поменяны местами. Свой — слева вверху, получателя — справа внизу. При обратном порядке письмо уедет к вам же.
  2. Пустой обратный адрес. Без него невозвратное письмо отправится на разбор, а не к вам.
  3. Индекс не в тех клетках или не тем начертанием. Сортировочная машина читает штамп; неразборчивые цифры отправляют письмо на ручную обработку.
  4. Надписи на обороте. Оборот нужен отделению под наклейки и штемпели.
  5. Печать с масштабом «вписать в страницу». Разметка съезжает целиком — при печати всегда 100%.

Данные никуда не уходят

Конверт собирается прямо в браузере, адреса на сервер не передаются, регистрация не нужна. Обратный адрес, адресат и калибровка остаются в памяти браузера на год — при следующем письме не придется вводить их заново и калиброваться повторно.

Конверт замыкает почтовую связку

Если письмо ценное, его состав фиксирует опись вложения ф.107, а подпись получателя вернет уведомление о вручении ф.119 — адреса из него переносятся сюда одной кнопкой, заново их набирать не нужно.

Частые вопросы

Как заполнить конверт?
Свой адрес — в левом верхнем углу, адрес получателя — в правом нижнем, индекс получателя цифрами в кодовом штампе внизу справа. Адрес пишется от частного к общему: получатель, улица и дом, населенный пункт, район, область, индекс. Оборот конверта оставляют чистым.
Как напечатать адрес на конверте?
Выберите формат конверта, заполните «От кого» и «Кому», скачайте PDF и напечатайте его, выбрав в настройках принтера бумагу-конверт вашего формата и масштаб 100%. Разметка, адреса и цифры индекса в кодовом штампе встанут по ГОСТ.
В каком порядке писать строки адреса?
От частного к общему: фамилия и инициалы или название организации; улица, дом, корпус, квартира; населенный пункт; район; область или край; страна для международных отправлений; почтовый индекс последней строкой. Названия населенных пунктов не сокращают.
Печать не попадает в разметку конверта. Что делать?
Пройдите калибровку: скачайте калибровочный лист, напечатайте его на обычной бумаге, измерьте линейкой, на сколько миллиметров контрольный крест ушел от номинальной точки, и введите два числа в поля калибровки. Сдвиг принтера систематический — одного измерения хватает на все конверты, значения запоминаются в браузере.
Можно ли напечатать индекс на конверте с готовой разметкой?
Да — это то, ради чего сделан режим «С разметкой». Печатаются только адреса и цифры индекса, точно в существующие поля конверта. Если первый прогон не попал в клетки, один раз пройдите калибровку — дальше цифры лягут в трафарет.
Какой конверт выбрать для листа A4?
Если лист складывается втрое — DL (евроконверт, 110×220), пополам — C5 (162×229), совсем без сгиба — C4 (229×324). C6 (114×162) подходит для листа, сложенного вчетверо. Подсказки о вложении есть прямо в списке форматов.
Зачем нужны цифры индекса в клетках и точки под ними?
Это кодовый штамп — машиночитаемая запись индекса, по которой сортировочная машина направляет письмо без участия человека. Точки — трафарет для написания цифр от руки; инструмент вписывает ваши цифры сам, стандартным начертанием. Письмо с заполненным штампом сортируется быстрее.
Как писать адрес до востребования или на абонентский ящик?
Вместо улицы и дома указывают «До востребования» и адрес отделения с его индексом. Для абонентского ящика пишут «а/я» и номер, затем населенный пункт и индекс отделения, к которому ящик приписан.
Нужно ли что-то писать на конверте для заказного письма?
Адресная часть та же. Пометку о категории и почтовый идентификатор наносит отделение при приеме. Если к письму прикреплено уведомление о вручении, на конверте пишут «С уведомлением», а бланк ф.119 крепят к неадресной стороне.
Принтер не умеет печатать на конвертах. Как быть?
Почти все домашние и офисные принтеры умеют — конвертные форматы есть в списке размеров бумаги, а подача обычно через основной или обходной лоток. Проверьте инструкцию к принтеру: важно положить конверт правильной стороной и краем. Если формата в списке нет, добавьте пользовательский размер, например 110×220 мм для DL.
Можно ли печатать на конверте с уже наклеенной маркой?
Да, разметка обходит зону марки — в правом верхнем углу стоит угловая метка, и текст туда не заходит. Убедитесь только, что марка не мешает протяжке: приклеенная неровно, она может замяться в принтере.
Сохраняются ли адреса?
Обратный адрес, адресат и калибровка остаются в вашем браузере на год — при следующем письме не придется вводить их заново и калиброваться повторно. На сервер ничего не передается: конверт собирается прямо в браузере. Стереть сохраненное можно ссылкой «Очистить сохраненное».